SharePoint 2010 Workspacen ominaisuudet ja edut

Microsoft SharePoint Workspace oli aiemmin nimeltään Microsoft Office Groove. Käyttäjät voivat olla varmoja siitä, että edellisen version perustyökaluja ja -toimintoja tuetaan edelleen tässä uudessa versiossa. Käyttäjät voivat esimerkiksi edelleen luoda ja ottaa käyttöön omia yhteistyötilojaan, jotka sisältävät useita tuotantotyökaluja.

Tämän version pääasiallinen tarkoitus on kuitenkin täydentää Microsoftin SharePoint-tekniikkaa. Tästä syystä Microsoft SharePoint Workspace lisää uusia tehokkaita työkaluja, joilla käyttäjät voivat käyttää sekä jakaa SharePoint-sivustoihin tallennettua sisältöä – jopa silloin, kun he eivät ole yhteydessä yritysverkkoon.

SharePoint-työtilat

Microsoft SharePoint Workspace 2010 sisältää uudenlaisen työtilan, joka on nimeltään SharePoint-työtila. SharePoint-työtilalla voit käyttää SharePoint-sivuston sisältöä paikallisessa tietokoneessasi. Tämä käsittää niin tiedostokirjastojen kuin useiden erilaisten luetteloidenkin sisällön.

SharePoint-työtila on oma synkronoitu versiosi SharePoint-sivustosta. Toisin kuin muissa työtiloissa, jäsenyys SharePoint-työtilassa on rajoitettu vain yksittäisille käyttäjille, jotka synkronoivat SharePoint-sivuston paikallisiin tietokoneisiinsa.

Voit luoda SharePoint-työtilan kahdella eri tavalla. Yleensä luominen aloitetaan suoraan siitä SharePoint-sivustosta, jonka haluat synkronoida paikalliseen tietokoneeseesi. Valitse SharePoint-sivustossa Sivuston toiminnot ja valitse sitten Synkronoi Workspacen kanssa.

Voit myös luoda SharePoint-työtilan toiminnon aloituskeskuksesta. Tässä tapauksessa sinun on annettava sen SharePoint-sivuston WWW-osoite, jonka haluat synkronoida tietokoneeseesi.

SharePoint-työtilan sisältöpäivitykset synkronoidaan automaattisesti SharePoint-sivustoon aikataulun mukaisesti. Voit myös synkronoida tiedot SharePoint-työtilan ja SharePoint-sivuston välillä manuaalisesti milloin tahansa. Lisäksi voit kuitata SharePoint-työtilan sisältöä ulos, jolloin voit välttää muokkausristiriidat muiden samaa sisältöä SharePoint-sivustossa käyttävien käyttäjien kanssa.

Groove-työtilat

Groove-työtilat ovat yhteistyön vertaistyötiloja, jotka ovat tuttuja Microsoft Office Grooven käyttäjille. Groove-työtiloissa voi entiseen tapaan olla yksi tai useita jäseniä, ja niissä on erilaisia työkaluja, kuten keskustelu, kalenteri ja tiedostot.

Kun luot uutta Groove-työtilaa, voit valita kahden version väliltä: 2010 (oletus) ja 2007. Kummassakin työtilaversiossa voit lisätä erilaisia työkaluja. Huomaa, että työtilaversiot eivät ole keskenään yhteensopivia, eli toisen valitseminen sulkee toisen pois. Kaikilla 2010-version työtilan jäsenillä on oltava käytössä Microsoft SharePoint Workspace 2010. Kaikilla 2007-version työtilan jäsenillä on oltava Microsoft Office Groove 2007 tai Microsoft SharePoint Workspace 2010.

Mukautetut luettelot -työkalu

SharePoint Workspace 2010 sisältää luettelotyökalun, joka on tarkoitettu mukautettujen tiedonkeräystyökalujen suunnitteluun ja käyttöönottoon. Kaikki luettelotyökalun lomakemallit on suunniteltu ja päivitetty Microsoft Office InfoPathissa. Tämän jälkeen ne on tuotu, minkä jälkeen työkalujen kehittäjät voivat lisätä muita suunnittelu- ja rakennetehtäviä luettelotyökalun suunnittelussa. He voivat esimerkiksi määrittää asetteluita ja lajitteluita sekä suodatuksia.

Mitä Groove 2007 -lomakkeille ja InfoPath Forms -työkaluille on tapahtunut?

Groove 2007- ja InfoPath-lomaketyökaluilla luodut mukautetut työkalut toimivat Microsoft SharePoint Workspace 2010:ssä. Uusi luettelotyökalu kuitenkin korvaa nämä työkalut, ja uudet mukautetut työkalut luodaan sillä. Tästä syystä 2007 Forms- ja InfoPath Forms -työkalujen lomakkeiden suunnittelutyökalu on poistettu käytöstä. Aiemmin luotujen Groove 2007 Forms- ja InfoPath Forms -työkalujen rakennepäivitykset täytyy hoitaa niin, että ne hoitaa työtilan sellainen jäsen, jolla on yhä käytössä Groove 2007.

Kalenterityökalu

SharePoint Workspace 2010 sisältää uuden kalenterityökalun. Groove 2007:n kalenteri- ja kokoustyökalut tuntevat käyttäjät huomaavat, että uusi kalenterityökalu yhdistää näiden kahden työkalujen ominaisuudet, toiminnot ja sisällön.

Kalenterityökalulla työtilojen jäsenet voivat hallita kokousten elinkaaria. Tämä käsittää muun muassa yksittäisten tai toistuvien kokousten määrittämisen, esityslistojen luomisen, osallistujien hallinnan, muistiinpanojen tekemisen sekä kokouksen yhteenvedon tallentamisen.

Windows Search

SharePoint Workspace tukee nyt Windows Searchia (versio 4.0). Tämä helpottaa sisällön löytämistä työtiloista. Voit nyt hakea sisältöä useimmista 2010-version työtilatyökaluista ja joistain 2007-version työtilatyökaluista. Jos haluat lisätietoja, tutustu ohjeaiheeseen Sisällön hakeminen SharePoint-työtilassa.

Microsoft Office Communicator -viestintä

SharePoint Workspace käyttää viestintäjärjestelmänään Microsoft Office Communicatoria. Jos haluat aloittaa Office Communicator -keskustelun, kaksoisnapsauta toiminnon aloituskeskuksen yhteystietoluettelossa olevaa yhteyshenkilöä tai kenen tahansa työtilan jäsenien luettelossa olevan henkilön nimeä.

Groove 2007 -viestintäjärjestelmä on myös edelleen käytettävissä. Napsauta ketä tahansa yhteyshenkilöä tai työtilan jäsentä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lähetä jäsenviesti.

Yksinkertaistettu kirjautuminen

Sinut kirjataan automaattisesti sisään SharePoint Workspace -tiliisi, kun käynnistät ohjelman. Sinua ei enää pyydetä erikseen antamaan tunnistetietoja (käyttäjänimi ja salasana). Riittää, kun annat tunnistetiedot käynnistäessäsi tietokoneen ja kirjautuessasi Windowsiin.

Microsoft Officen valintanauhatekniikka

SharePoint Workspace hyödyntää nyt täysin valintanauhatekniikkaa, joka on käytössä muissakin Microsoft Office -tuotteissa. Tämän ansiosta voit nyt suorittaa useimmat tehtävät napsauttamalla valintanauhan välilehtien graafisia painikkeita. Valintanauha sisältää oletusarvoisesti usein käytetyt toiminnot. Pikatyökalurivi sisältää puolestaan muitakin toimintoja.

Backstage-näkymä

Napsauta valintanauhan Tiedosto-välilehteä avataksesi Backstage-näkymän. Kuten muissakin Microsoft Office -sovelluksissa, Backstage-näkymässä voit suorittaa kaikkia hallintatehtäviä. SharePoint Workspacessa tämä käsittää muun muassa yhteysasetusten muokkaamisen, ilmoitusten määrittämisen, tiliasetusten hallinnan, viestihistorian tarkastelun sekä hallinnan, työtilojen luomisen ja tulostamisen sekä työtilamallien ja -arkistojen luomisen.

SharePoint Workspace Mobile 2010

Jos sinulla on Windows Mobile 6.5 -puhelin, voit käyttää tiedostojasi mistä tahansa Office Mobile 2010:llä – voit käyttää niitä niin töissä ja kotona kuin tien päälläkin. Jos sinulla on kosketusnäyttölaite, voit selata valikkoja ja siirtyä tiedostoissa helpoilla sormitoiminnoilla.

Kun olet yhteydessä Internetiin, SharePoint Workspace Mobile 2010:llä voit

• käyttää SharePoint Onlinessa tai SharePoint 2010:ssä isännöityä sisältöä
• avata tiedostoja suoraan SharePointista, muokata niitä ja tallentaa ne takaisin palvelimeen
• selata sivustoja, luetteloita ja tiedostokirjastoja suoraan puhelimessasi
• käyttää yritysresursseja suojatun etäyhteyden kautta Forefrontin Unified Access Gateway -tekniikan (UAG) ansiosta.

Voit myös viedä SharePoint Server 2010 -tiedostoja offline-tilaan ja tallentaa ne puhelimeesi SharePoint Workspace Mobilella. Voit avata tiedostoja tarkasteltavaksi tai muokattavaksi suoraan Word Mobile 2010:ssä, Excel Mobile 2010:ssä ja PowerPoint Mobile 2010:ssä. Kun olet valmis ja taas online-tilassa, voit tallentaa ne takaisin SharePoint Server 2010:een.

Saat lisätietoja Microsoft Office Mobile 2010:n ominaisuuksia ja etuja käsittelevästä ohjeartikkelista.

Jos sinulla on vanhempi Office Mobile -versio, voit ladata ilmaisen päivityksen. Jos sinulla on Windows Mobile 6.5 -puhelin, jossa ei ole Office Mobilea, voit ostaa sen laitteesi Marketplace-sovelluksen kautta. Saat lisätietoja Office Mobile 2010:n ostamista käsittelevästä ohjeartikkelista.

Vikasietotilaa

Jos sinulla on ongelmia SharePoint Workspace -tilissä tai sen asentamisessa – jos SharePoint Workspace esimerkiksi kaatuu jostain syystä – voit käynnistää sovelluksen vikasietotilassa. Kun käynnistät SharePoint Workspacen vikasietotilassa, voit määrittää sekä korjata tilin ongelmia. Jos sinulla on esimerkiksi vioittuneeseen työtilaan liittyvä ongelma, voit suorittaa SharePoint Workspacen vikasietotilassa, poistaa viallisen työtilan ja käynnistää sitten SharePoint Workspacen normaalisti.

10 tärkeintä syytä tutustua SharePoint Workspace 2010:een

Teetkö töitä toimiston ulkopuolella? Ota SharePoint Workspace mukaasi.

On tärkeää, että työt valmistuvat aikataulussa. Nyt myös matkoilla työskenteleminen on aiempaa helpompaa, koska SharePoint 2010 ‑kirjastojen ja ‑luetteloiden synkronointi tietokoneesi kanssa on mahdollista vain muutamalla hiiren painikkeen napsautuksella. Voit päivittää tiedostosi ja luettelosi offline-tilassa ja synkronoida sitten tiedot takaisin palvelimeen, kun palvelinyhteys on jälleen käytettävissä.

Toimi joustavasti yhteistyössä muiden kanssa.

Enää yhteistyön tekeminen ei edellytä oleskelua samassa huoneessa. Vaikka työryhmien jäsenet eivät olisikaan fyysisesti samassa paikassa, he voivat työstää projekteja yhdessä käsittelemällä Word- ja PowerPoint-tiedostoja samanaikaisesti SharePoint Workspacessa. Myös aikaa säästyy, kun tiedostoja, laskentataulukoita, esityksiä ja sisältöä voidaan muokata SharePoint Workspacessa. Muutokset tallentuvat ja päivittyvät sekä SharePoint Workspaceen että SharePoint Serveriin automaattisesti. Yhteismuokkaamisominaisuuden ansiosta SharePoint Workspace ‑työtilaan tallennettuja Word- ja PowerPoint-tiedostoja voi käsitellä samanaikaisesti eri paikoista.

Löydä etsimäsi nopeasti ja helposti.

SharePoint Workspace 2010 integroituu tehokkaasti Windows Searchiin, joten voit helposti hakea sisältöä paikallisesta sisällöstäsi. Mukautetuilla hauilla voit tarkentaa hakutulokset juuri haluamaasi sisältöön.

Tarkastele ja hallitse tiedostoja helposti.

Ulos kuittaamisen ja sisään kuittaamisen kaltaisten toimintojen ansiosta tiedostojen hallinta on helppoa. Voit myös helposti tarkastella palvelimeen tallennettuja versioita, minkä ansiosta voit hallita sisältöäsi. Lisäksi vedä ja pudota ‑toimintoa, joka toimii myös muissa Office sovelluksissa, kuten Outlookissa, tuetaan kaikissa työtiloissa.

Työskentele tehokkaammin helppokäyttöisillä SharePoint-luetteloilla.

SharePoint-työtilat voivat sisältää useimpia SharePointin vakioluettelotyyppejä, kuten keskusteluita, ilmoituksia, linkkejä ja mukautettuja luetteloita. Lomakkeiden esikatselu ja muokkaus on toteutettu Microsoft InfoPath 2010 ‑tekniikalla. InfoPathilla mukautetut SharePoint-luettelot säilyvät täysin alkuperäisessä muodossaan.

Käytä ulkoisia tietolähteitä ja tee niihin muutoksia.

SharePointin yritystietopalvelut mahdollistavat yhteydet ulkoisiin tietolähteisiin – mukaan lukien liiketoiminta-aluesovellusten luku- ja kirjoituskäyttö. Yhdessä SharePoint Workspacen offline-toimintojen kanssa tämä mahdollistaa sen, että voit tarkastella ulkoisia tietojasi, hakea niistä ja niitä, suodattaa niitä, ryhmitellä niitä ja jopa muokata niitä suoraan SharePoint Workspacessa. SharePoint Workspace synkronoi muutoksesi suoraan ulkoiseen tietolähteeseen.

Käytä SharePoint-sisältöä nopeasti Windowsin resurssienhallinnassa.

Kun olet synkronoinut SharePoint-sisältösi tietokoneeseesi, voit käyttää sisältöä nopeasti ja helposti myös Windowsin resurssienhallinnassa. Tämän ansiosta SharePoint-sivuston tiedostojen käyttäminen on helpompaa kuin koskaan aiemmin: voit selata sisältöä paikallisissa kansioissasi tai jopa tallentaa ne suoraan sovelluksista näihin samoihin kansioihin.

Tarkista päivitykset yhdellä silmäyksellä.

Toiminnon aloituskeskuksesta näet helposti kaikki työtilat, joiden jäsen olet. Näet, missä työtiloissa käyttäjät tällä hetkellä työskentelevät ja mitkä työtilat sisältävät sinulle uutta materiaalia. Voit myös määrittää, että saat ilmoituksen, kun uutta SharePoint-sisältöä on synkronoitu tietokoneeseesi.

Työskentele nopeammin.

Myös SharePoint Workspace 2010 sisältää nyt valintanauhan. Uudessa valintanauhassa usein käyttämäsi komennot ovat helposti käytettävissä, ja voit luoda mukautettuja välilehtiä omien työskentelytapojesi mukaan. Uudessa Microsoft Office Backstage™ ‑näkymässä voit määrittää ilmoituksia, jakaa ja tulostaa tiedostoja sekä hallita tilejä helposti vain muutamalla hiiren painikkeen napsautuksella.

Jaa tiedostosi lähes kenen tahansa kanssa.

Et tarvitse SharePoint Server -yhteyttä voidaksesi työskennellä SharePoint Workspacessa. Voit luoda paikallisia Groove-työtiloja, joissa voit jakaa tiedostoja muiden kanssa ja nähdä nopeasti, mitkä sisällöt ovat uusia, päivittyneitä tai lukemattomia.

¹ Edellyttää Microsoft SharePoint Server 2010:tä.

2010 Microsoft Office systemin vaatimukset

Kun päivität Microsoft Office 2007:n 2010-versioksi, sinun ei pitäisi joutua päivittämään laitteistoasi, mutta voit kuitenkin joutua päivittämään tuetuksi käyttöjärjestelmäksi. Kun päivität Microsoft Office 2000:n tai Office XP:n 2010-versioksi, sinun on varmistettava, että laitteistosi ja käyttöjärjestelmäsi täyttävät 2010 Microsoft Office systemin vaatimukset.

Microsoft suosittelee, että arvioit tietokoneesi ennen 2010 Microsoft Office system -tuotteiden asentamista, jotta voit tarkistaa, että tietokoneesi täyttää tai ylittää järjestelmän vähimmäisvaatimukset.

¹Kieliopin ja asiayhteyden huomioivan oikeinkirjoituksen toiminnot vaativat 1 gigatavun muistia.

Yli 1 gigatavun kokoisia Outlook-datatiedostoja varten suositus on 512 megatavua RAM-muistia.

Office 2010 sytyttää yhteiset ideat elämään 

Enemmän kuin koskaan aikaisemmin yksilöt etsivät uudenlaista työn vapautta - mahdollisuutta tehdä työtä paikka- ja aikariippumattomasti ja kuitenkin osana yhteisöä. Uusi teknologia on valmis mahdollistamaan tällaisen työn tekemisen: oikein oivallettuna se vapauttaa ihmiset työskentelemään yksilöllisemmin, yhteisöllisemmin ja innovatiivisemmin. Näitä tarpeita varten on suunniteltu myös uusi Microsoft Office 2010.

Elämme murrosvaihetta työn evoluutiossa

Tuottavuusvaateiden kasvu, tiedon avoimuuden lisääntyminen, työympäristön kansainvälistyminen ja väestön ikääntyminen yhdessä teknologisen kehityksen kanssa ovat johtaneet nopeisiin muutoksiin kaikissa organisaatioissa. Työn luonne, työn järjestäminen ja työvoiman käytön tavat muuttuvat kiihtyvällä tahdilla.

Uusi työnteon arki on kaikilla toimialoilla ja useimmissa tehtävissä entistä enemmän kehittynyttä ja luovaa tietotyötä, joka tapahtuu vahvassa vuorovaikutuksessa ja usein virtuaalisesti. Kilpailukyky ja tehokkuus perustuvat siihen, kuinka ihmiset ja organisaatiot jalostavat ja hyödyntävät informaatiota ja kuinka tehokkaasti ne viestivät.

Menestyminen edellyttää aina innovaatioita ja oivalluksia. Usein ne kehittyvät vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa. Teknologian on mahdollistettava ajatusten sparraus mahdollisimman yksinkertaisella ja innostavalla tavalla ja samalla sen on tuettava erilaisten työkulttuurien kohtaamista ja dialogia.

Virtuaalinen maailma antaa lähtökohdan kehittää ideoita rajattomasti. Kaikki tieto on saatavilla ja oivallettavana nopeasti, mikäli työvälineet tukevat rajoja ylittävää vuorovaikutusta ja informaation läpinäkyvyyttä.

Office 2010 on keskeinen osa Microsoftin näkemystä siitä, millaisia työvälineitä ja kommunikaatiotapoja ihmiset tarvitsevat tehokkaan ja mielekkään työn tueksi. Se tarjoaa keinot omien ideoiden elävään esittämiseen, työstämiseen sekä yhteistyöhön missä ikinä ihminen sattuu olemaankaan.

Edut eivät rajoitu ainoastaan käyttäjäkokemukseen, vaan myös IT-yksikön työ yksinkertaistuu Office 2010:n helpon hallittavuuden ansiosta. Samalla kustannukset pysyvät hallinnassa ja ennakoitavissa, kun olemassa olevasta laitteistoista saadaan hyödynnettyä maksimitehot, tietoturvaa on parennettu ja ohjelmisto on valmis tuleviin laitepäivityksiin.

Selkeät tuotepaketit eri käyttäjäryhmille

Microsoft on yksinkertaistanut tuotepaketointia Office 2010:n kohdalla huomattavasti. Se tulee saataville kolmena eri ohjelmistopakettina: Office Home and Student, Office Home and Business ja Office Professional. Volyymisopimusasiakkaille on lisäksi erikseen tarjolla Office Standard - ja Office Professional Plus -paketit. Kaikissa näissä versioissa käyttäjä pystyy hyödyntämään uudelle Officelle luonteenomaisia vahvuuksia.

Microsoft Office 2010

Tutut Office-sovellukset tarjoavat parhaan käyttäjäkokemuksen niin tietokoneella, puhelimella kuin selaimellakin. Tietotyöntekijän arkeen uusi versio tuo monia uudistuksia, jotka helpottavat yhteistyötä ja omien ideoiden luovaa esittämistä. Lisäksi Office 2010 on nyt entistä tiiviimmin mukana kaikissa tilanteissa. Muutamia esimerkkejä alla:

REAALIAIKAISTA YHTEISTYÖTÄ

Office 2010 mahdollistaa reaaliaikaisen PowerPoint-, Word- ja OneNote-tiedostojen muokkaamisen useamman käyttäjän kesken. Niinpä OneNoten onkin oiva ideointialusta erilaisille työryhmille.

PowerPointista voi nyt lähettää linkin esityksen katseluun myös käyttäjille, joilla ei ole PowerPointtia.

Sähköpostitulva haltuun: Uusi Outlook auttaa keskittymään olennaisimpiin viesteihin.

Yksi uusista ominaisuuksista mahdollistaa kokonaisen turhan keskustelun (jo saapuneiden sekä saapuvien viestien) ohjaamisen suoraan roskalaatikkoon.

Kokouskutsujen hallintaa nopeuttaa mahdollisuus kalenterin esikatseluun suoraan Saapuneet-kansiossa.

Verkostoituminen yhteisöihin: Pikaviestintä saapuu nyt myös organisaatioihin, joten monet digitaalisen yhteisöllisyyden hyödyt saadaan tehokkaasti käyttöön. Näin oikeat asiantuntijat ja tiedot löytyvät niin omasta kuin ulkopuolisistakin organisaatioista nopeasti.

Joustava työskentely myös ilman verkkoyhteyttä: Outlookin ja SharePoint Workspace 2010:n automaattisen synkronoinnin ansiosta halutut tiedot pysyvät vaivatta saatavilla niin online- kuin offline-tilassakin.

IDEAT LUOVASTI ESILLE

Videot antavat tarinoille väriä: Uusi Office 2010 mahdollistaa ideoiden ja ajatuksien konkretisoinnin kuvien ja videoiden avulla. Esimerkiksi PowerPoint 2010:llä on mahdollista muokata ja lisätä videoita esityksiin joko omalta levyltä tai suoraan internetin videopalveluista.

Tiedon ja trendien visualisointi: Myös numeerisen tiedon havainnollistaminen on entistä helpompaa. Excel- taulukoiden ehdollista muotoilua ja trendejä kuvastavia näkymiä on parannettu. Sparkline-toiminto tarjoaa tiiviin ja selkeän näkymän trendeihin yhdessä ruudussa.

Tyylikäs kokonaisuus eri sisällöistä: Käytetyimmät komennot ovat kopioi ja liitä. Uudessa Officessa liittäminen on entistäkin kätevämpää uudistuneen esikatselun ansiosta.

Työvälineet löytyvät nopeasti valintanauhalta: Forresterin tutkimuksen mukaan Office 2007:n valintanauha helpottaa ohjelmien käyttöä ja käyttäjät ovat tyytyväisempiä työskentelyyn, jolloin tuottavuus paranee. 2010-versiossa tuttu valintanauha löytyy kaikista Office sovelluksista, mukaan lukien SharePoint.

OFFICE ON AINA MUKANA

Valitse tilanteeseen sopivin laite: Office 2010 on aina mukana niin tietokoneella, puhelimella kuin selaimellakin, joten voit työskennellä missä tahansa.

Monipuolisesti tietokoneella: Ohjelmistojen käyttäminen tietokoneella tarjoaa edelleen monipuolisimman käyttökokemuksen.

Nyt myös selaimessa: Office-tiedostoja voi nyt muokata myös miltä tahansa muulta tietokoneelta selaimen kautta WebApps-sovelluksilla. WebApps-sovelluksien Officesta tuttu käyttöliittymä mahdollistaa välttämättömimmät muokkaukset.

Puhelimella voi tehdä enemmän kuin ennen: Suurimmalle osalle yrityskäyttäjistä sähköpostin käyttö puhelimella on jo arkipäivää. Nyt sama käyttökokemusta laajenee myös muihin Office-ohjelmiin.

Automaattinen synkronointi turvaa tiedot: SharePoint Workspace sekä WebApps varmistavat, että tiedot tallentuvat aina automaattisesti riippumatta siitä missä, milloin ja millä päätelaitteella tiedostoja on muokattu.

We recommend that you install Microsoft Silverlight 3 along with Office 2010 to improve the online experience and to power the Office 2010 interactive guides.