• 37 prosenttia yrityksistä tallentaa sähköpostit vain palvelimelle.
• 72 prosenttia yrityksistä rajoittaa postilaatikoiden kokoa.
• 25 prosenttia yrityksistä vaatii, että työntekijöiden on poistettava sähköposteja, kun henkilökohtainen kiintiö on tullut täyteen.

Sähköpostin säilyttäminen vain palvelimilla kuluttaa arvokasta tallennustilaa. Siksi monet yritykset asettavat postilaatikoille kokorajoituksia. Näiden rajoitusten vuoksi työntekijät joutuvat poistamaan paljon sähköpostiviestejä siitä huolimatta, että ne ovat tärkeitä heidän työlleen.

Koska työntekijät poistavat tärkeitä sähköpostiviestejä, he pyytävät sitäkin useammin IT-osastoa palauttamaan niitä. Monesti viestit on tallennettu vain varmuustiedostoiksi. Vaikka sähköpostin säilyttäminen palvelimella ja postilaatikoiden koon rajoittaminen saattavat ratkaista tallennuksen hallinnolliset tarpeet, ne haittaavat työntekoa ja lisäävät viestien palauttamispyyntöjä.

Onneksi Ontrack® PowerControls™ poistaa nämä ongelmat ja helpottaa vanhojen sähköpostiviestien hakemista merkittävästi. Ontrack PowerControls™ kehitettiin erityisesti tallennuksen hallintaan liittyvien pulmien ratkaisemiseksi. Tuotteen uusien ominaisuuksien ansiosta jatkuvasti lisääntyvistä hakupyynnöistä selvitään helposti ja nopeasti.

Työntekijä on esimerkiksi saattanut poistaa joukon viestejä, joita nyt tarvitaan tärkeän projektin loppuun suorittamiseen. Kaikki nämä viestit olivat yhdellä Exchange-palvelimella, mutta tallennettuina useisiin EDB-varmuustiedostoihin.

Jos Exchange-ylläpitäjä haluaisi löytää Exchange-varmuuskopioista kaikki tarvittavat viestit ilman tehokkaita hakutyökaluja, hänen olisi todennäköisesti tehtävä yksittäisiä hakuja jokaiseen EDB-varmuustiedostoon. Ontrack PowerControlsin sisällönanalyysitoimintojen avulla ylläpitäjä voi luoda yhden Content Analysis Store –tietokannan, joka kattaa useita EDB-tiedostoja. Tämä säästää paljon aikaa ja auttaa käyttäjää saamaan poistetut viestit nopeammin takaisin.
 

Lähdetiedostojen avaaminen
Avaa EDB (Exchange Database)-lähdetietokannan ja määrittää PST-kohdetiedoston tai Exchange-kohdepalvelimen. Käyttäessäsi Agent for PST –lisäosaa [link to Add-ons page] voit käyttää PST-tiedostoa lähdetiedostona.

Extract Wizard:
Lukee yksityisiä ja julkisia Exchange Information Store -tietoja varmistusnauhoilta ja -levyiltä toiseen kohteeseen (esim. laitteelle, kansioon). Extract Wizard lukee EDB-, STM- ja LOG-tiedostot nauhoilta ja palauttaa ne mihin tahansa muuhun kohteeseen. Sen takia palautuspalvelin on tarpeeton.

Viestien haku
Etsii EDB-, PST- tai CAS-tiedostoista viestejä esimerkiksi avainsanojen, viestin lähettäjien ja vastaanottajien tai viestien luontipäivien perusteella.

Viestien vienti
Vie postia EDB-, PST- tai CAS-tiedostoista paikalliseen tai verkossa olevaan kohteeseen. Tallentaa viedyt viestit Microsoft Outlook -tiedostoiksi (.MSG) tai tavallisiksi tekstitiedostoiksi (.TXT).

Exchange-palvelimen tietojen palauttaminen
Palauttaa tiedot EDB-, PST- tai CAS-lähdetiedostosta kohteeseen helposti vedä/pudota-toiminnolla tai Kopioi ja Liitä/Liitä määräten -käskyillä.

Komentorivi
Suorittaa toistuvat tehtävät, kuten aineistojen kopiointi ja siirto, eräajona käynnistämättä Ontrack PowerControls -käyttöliittymää. Tämä ominaisuus on erittäin hyödyllinen Ontrack PowerControls -tuotantoympäristössä.

Raportointi
Tuottaa tietokannasta tilastotietoa, kuten koko ja liitteiden sekä viestien lukumäärät.

Content Analysis Store -tietokanta
Automatisoi ja tallentaa hakutuloksia valituista tietolähteistä. Niitä voivat olla kokonaiset EDB-tietokannat tai yksittäiset postilaatikot tai kansioit EDB-tietokannoista. Lähteitä voi olla miten paljon tahansa, vaikka useita EDB-tiedostoja.

Viestien katselu
Näyttää EDB-lähdetiedostossa olevan viestin tai liitteen kokonaisuudessaan samoin kuin tiettyyn kirjeenvaihtoon liittyvät viestit.

PowerControlsin mukauttaminen:
Edellä lueteltujen ominaisuuksien lisäksi Ontrack PowerControlsiin on saatavana valinnaisia ominaisuuksia. Näiden Agent-lisämoduulien avulla voit mukauttaa Ontrack PowerControlsin omaan ympäristöösi ja tarpeisiisi sopivaksi.

Kuinka Ontrack PowerControls auttaa SharePoint-pääkäyttäjiä?

Palauttaa SharePoint-kohteet nopeammin ja halvemmalla
SharePoint-sivuston täydellinen palauttaminen aikaisemmalta varmuuskopiolta voi olla aikaa vievää puuhaa – ja joskus kallistakin. Ontrack PowerControls on parempi vaihtoehto yksittäisten kohteiden palauttamiseen.

Ontrack PowerControls lukee suoraan olemassa olevat sisältötietokantojen varmuuskopiot, joten palautuspalvelinta ei tarvita ja se löytää juuri ne kohteet, joita tarvitset. Säästät merkittävästi aikaa.

Tietoja ei tarvitse palauttaa samaan paikkaan
Monet SharePoint:in varmuuskopiointi- ja palautusohjelmat mahdollistavat tietojen palauttamisen vain samalle palvelimelle tai sen kopiolle. Ontrack PowerControls ei aseta tällaisia rajoituksia. Tiedot voi palauttaa suoraan SharePoint- tuotantopalvelimelle, toiselle SharePoint-palvelimelle tai tiedostojärjestelmään.

Tietojen hakemiseen kuluu vähemmän aikaa
SharePoint- ja IT-pääkäyttäjiä pyydetään usein etsimään ja palauttamaan tiettyjä kriteereitä vastaavia asiakirjoja. Nämä kohteet voidaan usein paikallistaa useista eri tietolähteistä, jolloin pääkäyttäjän on palautettava jokainen varmuuskopio kokonaan ja kerättävä halutut kohteet.

Ontrack PowerControls tarjoaa tarkennetun hakuominaisuuden, jolla voidaan etsiä tietoja arkistoidun SharePoint-sivuston kaikista sisältötietokannoista tarvitsematta kytkeä vanhaa varmuuskopiota tai tilannevedosta takaisin analysoitavaksi. Hakuja voidaan tehdä useilla eri kriteereillä, esimerkiksi kohteen tyypin, avainsanojen, aiheen, päivämäärien, nimettyjen käyttäjien ja tiedosto/liitetietojen mukaan.

Tietojen eheys säilyy
Jos SharePoint-tietojen palauttamista vaaditaan lain tai määräysten mukaisesti, voi palautettujen kohteiden metadatan pitäminen muuttumattomana olla kriittistä. Ontrack PowerControls ei muuta SharePoint-lähteen tai –kohteen metadataa, koska se ainoastaan lukee tiedostoja.

Ei riskejä, voit pitää varmuuskopiointiprosessit ehyinä
Ontrack PowerControls toimii Windows®-pohjaisissa työasemissa. Sitä ei asenneta SharePoint-palvelimeen eikä se vaadi minkäänlaista monimutkaista SharePoint:in tai Microsoft® SQL Serverin® konfigurointia. Voit pitää varmuuskopiointiprosessisi ja SharePoint-ympäristösi täsmälleen samanlaisena kuin ne nyt ovat.
 

Ei ole poikkeuksellista, että SharePoint-pääkäyttäjää pyydetään etsimään yksi tai useampia hävinneitä tai vahingossa poistettuja asiakirjoja. Koska Ontrack PowerControls:lla ei tarvitse palauttaa koko SharePoint-sivustoa, kadonneiden kohteiden palauttamiseen ja kopiointiin varmuuskopiolta kohdemuistipaikkaan kuluu usein vain muutama minuutti. Kaikkein parasta on se, että nämä palautukset voidaan tehdä omassa työhuoneessa – millä tahansa Windows®-pohjaisella työasemalla.
 

Kun halutaan etsiä määrätyn tyyppisiä aineistoja, voidaan ensin ladata kaikki sellaiset aineistot lähdetiedostoista ja sen jälkeen suorittaa hakuja tarkennetuilla kriteereillä.

Drag & Drop
SharePoint-aineistojen kopiointi ja siirtäminen lähteestä uuteen kohdepaikkaan tehdään yksinkertaisesti hiirellä vedä ja pudota –toimintoa käyttäen. Koko tarvitsemiesi kohteiden hakuprosessi, näiden kohteiden hakeminen varmuuskopioista ja kopiointi tuotantopalvelimelle tai muuhun paikkaan voidaan suorittaa Ontrack PowerControls:lla jopa 90% nopeammin kuin perinteisillä hae-ja-palauta –menetelmillä.

Tietojen eheys
Ontrack PowerControls käsittelee lähdetiedostoja ikään kuin ne olisivat kirjoitussuojattuja, joten niiden metadata pysyy ehyenä koko palautusprosessin ajan.
 

Lisäksi palautuspalvelimen asentaminen kunnolla kuluttaa aikaa ja ellei tuotantopalvelimen konfiguraatiota ole täysin dokumentoitu, ei sitä ehkä saa asennettua ollenkaan.

Ontrack PowerControls -tuotteeseen sisältyvä sovellus ExtractWizard lukee SharePoint-tietokantojen varmuuskopiot ja mahdollistaa SharePoint MDF–tiedostojen palauttamisen nauhalta.